Der Grundsatz der einmaligen Datenerhebung bildet eine der wesentlichen Maßnahmen zur Vereinfachung der verschiedenen verpflichtenden Behördengänge für Bürger und Unternehmen. Hierbei wird vermieden, dass die gleichen Daten mehrfach übermittelt werden, wenn sie in der Vergangenheit bereits an eine andere Behörde übermittelt worden sind.
Das Only-Once-Gesetz vom 5. Mai 2014 zur Verankerung des Prinzips der einmaligen Datenerfassung in der Arbeitsweise der Dienste und Instanzen, die den öffentlichen Behörden unterstehen oder bestimmte Aufträge für sie ausführen, und zur Vereinfachung und Harmonisierung von elektronischen Formularen und Papierformularen wurde am 4. Juni 2014 im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht.
Der Grundsatz der einmaligen Datenerhebung bildet eine der wesentlichen Maßnahmen zur Vereinfachung der verschiedenen verpflichtenden Behördengänge und -formulare für Bürger und Unternehmen. Dadurch soll verhindert werden, dass Bürger und Unternehmen dieselben Identifikationsdaten mehrmals übermitteln, wenn diese Daten bereits an eine andere Behörde weitergeleitet wurden.
Das Gesetz zielt auf die Wiederverwendung von Daten aus bereits verfügbaren authentischen Quellen in den föderalen öffentlichen Diensten ab (Grundsatz der einmaligen Datenerhebung / „Only-Once“-Prinzip) und fördert die Verwendung von elektronischen Formularen durch Gleichstellung mit Papierformularen.
Das Gesetz fordert vor allem von Föderalbehörden (wie in Artikel 3 des Gesetzes definiert) die obligatorische (Wieder-)Verwendung von:
Des Weiteren sieht das Gesetz folgende Möglichkeiten vor:
Zudem schreibt das Gesetz den föderalen öffentlichen Diensten vor, dass alle elektronischen und Papierformulare, die an Bürger und Unternehmen gerichtet sind, verpflichtend an den Dienst für Administrative Vereinfachung zu übermitteln sind. Die entsprechenden Formulare können an simplification@bosa.fgov.be gesendet werden.
Der Dienst für Administrative Vereinfachung führt eine Überprüfung aller neuen elektronischen bzw. Papierformulare durch, die von Bürgern oder Unternehmen übermittelt wurden. Darüber hinaus ist der Dienst für Administrative Vereinfachung dafür zuständig, die Anpassung der entsprechenden Formulare innerhalb einer angemessenen Frist zu beantragen.
Das Gesetz ist am 14. Juni 2014 in Kraft getreten. Für Dienste, die die genannten einheitlichen Nummern bislang nicht verwendeten oder die noch bestimmte Genehmigungen einreichen mussten, um Zugang zu den über die Integrationsdienste bereitgestellten Informationen zu erhalten, werde eine Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2016 eingeräumt. Diese Übergangsfrist galt nicht für öffentliche Dienste, die bereits über die erforderlichen Genehmigungen und Zugänge verfügten.
Das Only-Once-Gesetz vom 5. Mai 2014 zur Verankerung des Prinzips der einmaligen Datenerfassung in der Arbeitsweise der Dienste und Instanzen, die den öffentlichen Behörden unterstehen oder bestimmte Aufträge für sie ausführen, und zur Vereinfachung und Harmonisierung von elektronischen Formularen und Papierformularen wurde am 4. Juni 2014 im Belgischen Staatsblatt veröffentlicht und findet seit dem 1. Januar 2016 offiziell für alle föderalen öffentlichen Dienste Anwendung.
Seit dem Inkrafttreten muss jede Datenerhebung bei Bürgern und Unternehmen durch föderale öffentliche Dienste, die in den Geltungsbereich des Only-Once-Gesetzes fällt, ab sofort den Bestimmungen des Gesetzes entsprechen.
Zur Unterstützung der verschiedenen öffentlichen Dienste bei der Umsetzung des Only-Once-Prinzips hat der Dienst für Administrative Vereinfachung in Zusammenarbeit mit den Integrationsdiensten Fedict und ZDSS das Only-Once-Programm auf die Beine gestellt. Im Rahmen dieses Programms hat der Dienst für Administrative Vereinfachung eine koordinierende Rolle übernommen und allen betroffenen föderalen öffentlichen Diensten seine Unterstützung angeboten:
In jedem föderalen öffentlichen Dienst wurde ein Only-Once-Koordinatorennetzwerk mit Only-Once-Kontaktstelle eingerichtet. Die Koordinatoren sind mit der Betreuung der Only-Once-Umsetzung in jedem öffentlichen Dienst beauftragt und agieren als direkte Kontaktstelle für den Dienst für Administrative Vereinfachung und für die Only-Once-Koordinatoren anderer Dienste.
Hier finden Sie eine Liste der Formulare, die zur Stellungnahme vorgelegt wurden
Das Only-Once-Gesetz ist am 1. Januar 2016 in Kraft getreten. Seine Vorschriften müssen von allen öffentlichen Diensten eingehalten werden, die in den Geltungsbereich des Gesetzes fallen. Bei Nichteinhaltung wird zwar keine unmittelbare Geldbuße oder Sanktion verhängt, aber das Gesetz kann von Bürgern und juristischen Personen durchgesetzt werden.
Alle neuen Formulare müssen verpflichtend gemeldet werden, und es besteht die Möglichkeit, eine Beschwerde über die Only-Once-Kontaktstelle einzureichen. Artikel 8 des Gesetzes legt fest, dass alle Bürger und Unternehmen über die Only-Once-Kontaktstelle des Dienstes für Administrative Vereinfachung Formulare melden können, die gegen die Bestimmungen von Artikel 4 oder die Bestimmungen betreffend die einmalige Datenerhebung verstoßen. Die Beschwerden werden anschließend geprüft, und das Formular wird ggf. innerhalb einer angemessenen Frist angepasst.
Bürger und/oder Unternehmen, die ein (ihrer Ansicht nach) nicht konformes Formular melden möchten, können dies per E-Mail an simplification@bosa.fgov.be unter Angabe des betreffenden Formulars vornehmen.
Nach Eingang der Mitteilung prüft der Dienst für Administrative Vereinfachung die Beschwerde, und das Formular wird hinsichtlich seiner Übereinstimmung mit Only Once geprüft. Ist die Beschwerde gerechtfertigt, wird Kontakt mit der betreffenden Behörde aufgenommen.
Nach Reaktion der Behörde wird ein Schreiben erstellt. Das Schreiben, das mit dem Briefkopf des Dienstes für Administrative Vereinfachung ausgestattet ist, enthält die Beschwerde, die nicht konformen Punkte und die empfohlenen Maßnahmen. Diese Maßnahmen können von der Anpassung des nicht konformen Formulars oder der Wiederverwendung von Daten bis zur Änderung des rechtlichen Rahmens des öffentlichen Dienstes reichen.
Das Ergebnis der Prüfung wird dem Bürger bzw. dem Unternehmen übermittelt, um ihn/es über den Ausgang der Beschwerde in Kenntnis zu setzen. Darüber hinaus werden Berichte über die bearbeiteten Beschwerden auf dieser Website veröffentlicht.
Seit dem offiziellen Start des Only-Once-Programms haben zahlreiche Arbeitssitzungen, Treffen und Besprechungen stattgefunden. Des Weiteren haben viele öffentliche Dienste ihre eigenen Tools, Verfahren und Arbeitsmethoden entwickelt, um das Only-Once-Gesetz in ihrem Arbeitsalltag umzusetzen. Hier sind einige bewährte Praktiken:
Haben Sie Vorschläge zur Vereinfachung föderaler administrativer Vorgänge?
Eine authentische Quelle ist eine Datenbank, die durch eine auferlegte Vereinbarung (meist ein Gesetz oder eine Vorschrift) dafür zugelassen und verpflichtend ist, verlässliche Daten zu sammeln, zu verwalten und durch berechtigte dritte/öffentliche Dienste, die diese Daten zwingend nutzen müssen, zur Verfügung zu stellen.
Jede Information, deren Übertragung/Austausch durch den Gesetzgeber gefordert wird, gilt als authentische Quelle. Das Ziel ist es nicht, Dritten gespeicherte Informationen vollumfänglich verfügbar zu machen
Als authentische Quellen werden derzeit u. a. das Nationalregister, das Register der Zentralen Datenbank der Unternehmen und die Zentrale Datenbank der Sozialen Sicherheit anerkannt. In Zukunft könnten u. a. die „Leer- en Ervaringsbewijzendatabank“ und das nationale Strafregister hinzugefügt werden.
Ja. Diese finden Sie auf unserer Website: Authentische Quellen
Aus den Rechtsvorschriften für die Zentrale Datenbank der Unternehmen und das Nationalregister geht zwar nicht ausdrücklich hervor, dass Bürger/Unternehmen verpflichtet sind, ihre Fehler diesen Stellen zu melden, aber die betroffene Person, ihr Bevollmächtigter oder ihr gesetzlicher Vertreter muss die teilnehmenden öffentlichen Dienste oder den föderalen Dienste-Integrator über unvollständige oder falsche Daten in Kenntnis setzen, und die erforderlichen Berichtigungen oder Ergänzungen müssen der betreffenden Stelle unverzüglich mitgeteilt werden.
Nein, das Ziel von Only Once besteht im Aufbau eines Netzwerkes von Datenbanken über die Dienste-Integratoren, bei denen sich die öffentlichen Dienste registrieren/anmelden können, um Zugang zu einem Netzwerk von Datenbanken zu erhalten. Das Ziel ist also nicht, alle Daten in einer einzigen Datenbank zu vereinen, sondern den öffentlichen Diensten die Möglichkeit zu bieten, Daten aus den Datenbanken anderer Dienste abzurufen und zu verwenden.
Jedes Dokument, in dem Daten von einem föderalen öffentlichen Dienst bei Bürgern/Unternehmen angefordert wurden und durch das somit ein Kundenkontakt stattgefunden hat, kann als Formular gelten und muss daher gemäß den Bestimmungen des Only-Once-Gesetzes unterstützt werden.
Fällt ein Formular in den Anwendungsbereich des Only-Once-Gesetzes, so muss es den Bestimmungen des Gesetzes entsprechen. Wenn also ein Formular – auf der Grundlage der EU-Verordnung – von einer Föderalbehörde stammt, bei der Daten von Bürgern/Unternehmen angefordert wurden, die bereits in einer authentischen Quelle verfügbar sind, so muss das betreffende Formular ebenfalls an die Bestimmungen des Only-Once-Gesetzes angepasst werden.
Wenn das Formular nicht von einem föderalen öffentlichen Dienst abgeändert wurde, fällt es nicht in den Anwendungsbereich des Only-Once-Gesetzes. Daher ist es auch nicht notwendig, es an die Bestimmungen des Only-Once-Gesetzes anzupassen. Die Frage muss in diesem Fall an eine europäische Ebene eskaliert werden. Bei der zuständigen Stelle auf europäischer Ebene können durchaus Vorschläge eingereicht werden. Die betreffende Stelle kann dann selbst entscheiden, keine weiteren Maßnahmen zu ergreifen.
Nein, die Gleichwertigkeit von Papier- und elektronischen Formularen und das Prinzip der einmaligen Datenerhebung gehen Hand in Hand, und beide Verfahren können sich parallel weiterentwickeln.
Natürliche oder juristische Personen müssen anhand von eindeutigen Schlüsseln identifiziert werden. Die Verwendung anderer Identifikationsschlüssel stellen einen Verstoß gegen die gesetzlichen Vorschriften dar. Zudem dürfen keine Daten angefordert werden, die bereits in den authentischen Quellen vorhanden sind. Um Fehler zu reduzieren, können Vor- und Nachname zusätzlich zu den Angaben im Nationalregister auch auf einem Papierformular verlangt werden. Auch bei einer Vollmacht kann es zulässig sein, den Namen und die Adresse beizufügen, da dies für den rechtlichen Beweiswert und die Verbindlichkeit der Vollmacht von Bedeutung ist. Ein Online-Formular zeigt nach dem Einfügen des eindeutigen Schlüssels idealerweise die bereits verfügbaren Daten an, damit diese von der natürlichen bzw. juristischen Person geprüft werden können.
Der FÖD darf grundsätzlich keine beigefügten Dokumente (Kopien von Personalausweisen, Bescheinigungen von Arbeitgebern usw.) anfordern. Prinzipiell sollten die entsprechenden Daten nämlich bereits in den betreffenden authentischen Quellen verfügbar sein, für die in einigen Fällen der Abruf der Nationalregisternummer ausreichen muss. Diese Daten können selbstverständlich nach wie vor in Bezug auf ausländische natürliche oder juristische Personen verlangt werden (denn diese sind in der Regel nicht in den authentischen belgischen Datenbanken/Quellen verfügbar).
Auch für die Überprüfung der Unterschrift hat eine Kopie des Personalausweises wenig Beweiskraft – noch ein Grund weniger, eine entsprechende Kopie anzufordern. Dagegen finden sich viele der angeforderten Unterlagen wie Zeugnisse oder Strafregisterauszüge in noch nicht offengelegten Quellen und können daher angefordert werden, was jedoch einen erheblichen Verwaltungsaufwand bedeutet.
Gemäß Artikel 9 des Only-Once-Gesetzes wird jedes elektronische Formular als gleichwertig mit einem Papierformular angesehen. Dies bedeutet, dass elektronische Formulare existieren können, ohne dass Papierversionen dieser Formulare erforderlich sind. Diese Entscheidung zielt also darauf ab, die zukünftige Verwendung von elektronischen Formularen zu fördern, da diese die administrative Vereinfachung potenziell begünstigen.
Auch nach dem Dafürhalten des Dienstes für Administrative Vereinfachung ist es ratsam, elektronische Formulare und Papierformulare – zumindest als Übergangsmaßnahme – parallel zu verwenden, da nicht jeder über einen Internetzugang verfügt oder technisch versiert genug ist (obwohl das Only-Once-Gesetz streng genommen nicht vorschreibt, dass jedes elektronische Formular auch in Papierform bereitgestellt werden muss).
Ja, vor der Veröffentlichung des Formulars im Belgischen Staatsblatt kann ein FÖD beim Dienst für Administrative Vereinfachung die Überprüfung eines Formulars beantragen. Der Dienst für Administrative Vereinfachung wird dann die potenziellen Änderungen/Anpassungen an den betreffenden FÖD weiterleiten. Nach der Veröffentlichung eines Formulars im Belgischen Staatsblatt kann der Dienst für Administrative Vereinfachung das Formular in jedem Fall gemäß den Bestimmungen des Only-Once-Gesetzes prüfen („Ex-post-Screening“).
Eine solche Liste gibt es nicht. Heute werden alle Berechtigungen vom Ausschuss für den Schutz des Privatlebens erteilt. Zuvor erfolgte dies auch per Königlichem Dekret. Dem Ausschuss für den Schutz des Privatlebens liegt keine Übersicht über alle Ermächtigungen vor.
Die Rechtsvorschriften zum Schutz des Privatlebens beschreiben mit großer Genauigkeit die Methoden und Umstände, in deren Rahmen die Verarbeitung oder Übertragung personenbezogener Daten möglich ist. Der Gesetzgeber ist der Ansicht, dass bestimmte Verarbeitungstätigkeiten nur mit einer besonderen Berechtigung – insbesondere einer Vollmacht – möglich sind. Die entsprechenden Berechtigungen werden von einem sektoriellen Ausschuss erteilt. Zu diesem Zweck wurden mehrere sektorielle Ausschüsse innerhalb des Ausschusses für den Schutz des Privatlebens eingerichtet.
Föderalbehörden, die Informationen aus authentischen Quellen anfordern, müssen gemäß Artikel 14 des Only-Once-Gesetzes über die notwendigen Vollmachten verfügen. Diese Vollmachten bieten Bürgern und Unternehmen einen ausreichenden Schutz gegen die unbefugte Nutzung dieser Informationen.
Entsprechende Fehler müssen in der Tat gemeldet werden. Die entsprechende Meldung und Nachfassung hat durch den Sicherheitskoordinator zu erfolgen.
In der Annahme, dass ein entsprechender Datenaustausch über den föderalen Dienste-Integrator erfolgt, können wir uns auf Artikel 8 § 2 des Gesetzes vom 15. August 2012 über die Schaffung und Organisation eines föderalen Dienste-Integrators berufen. Auf der Grundlage der vorstehenden gesetzlichen Bestimmung können die teilnehmenden öffentlichen Dienste und die Dienste-Integratoren alle elektronisch verfügbaren Informationen, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, elektronisch austauschen, sofern die erforderlichen Vollmachten erteilt wurden.
Daher ist darauf hinzuweisen, dass ein entsprechender Austausch nur möglich ist, wenn die vom Ausschuss für den Schutz des Privatlebens geforderten Vollmachten erteilt wurden. Werden diese Bedingungen erfüllt, ist – vorbehaltlich einschlägiger Rechtsvorschriften – in der Regel keine Einwilligung der Bürger erforderlich.
Für den Zugang zu authentischen Quellen ist immer eine Genehmigung des Ausschusses für den Schutz des Privatlebens erforderlich. Das Gesetz zum Schutz des Privatlebens legt sehr genau fest, auf welche Weise und unter welchen Umständen die Verarbeitung oder Übermittlung personenbezogener Daten zulässig ist. Der Gesetzgeber ist der Ansicht, dass bestimmte Verarbeitungstätigkeiten nur mit einer besonderen Berechtigung – insbesondere einer Vollmacht – möglich sind.
Die Berechtigungen sind jedoch an eine Reihe von Bedingungen geknüpft. Beispielsweise muss in der Organisation, die die Zugriffsrechte verwaltet, ein Sicherheitsbeauftragter ernannt werden. Außerdem wird im Rahmen des Only-Once-Gesetzes ab sofort jede Konsultierung authentischer Quellen erfasst, um zu überprüfen, wer wann welche Daten abgerufen hat.
Grundsätzlich ist das Gesetz auf Kontakte zwischen der Verwaltung und Bürgern/Unternehmen anwendbar. Beamte können jedoch ebenfalls als Bürger betrachtet werden. Systeme, die nur intern genutzt werden, wie z. B. Personalanwendungen, müssen daher ebenfalls Only-Once-konform sein.
Dieses Gesetz gilt nur für öffentliche Dienste und Einrichtungen der Föderalregierung. Dennoch wird empfohlen, dass die Föderalregierung, die Regionen und die Gemeinden ihre Only-Once-bezogene Politik angleichen. Oft wird es effizienter sein, die Verwaltung einer Anwendung / eines Prozesses auf föderaler Ebene zu belassen, damit alle Regionen weiterhin dieselbe Anwendung nutzen können. Die Verwendung mehrerer zahlreicher vergleichbarer Anwendungen ist unserer Ansicht nach daher zu vermeiden.
Auch im Hinblick auf die Befugnisse, die bald auf regionale Ebene übergehen werden, beabsichtigen wir, mit allen Regionen gemeinsam zu erörtern, wie dieser Prozess effizient ablaufen kann (wer leitet was, wer zahlt wie viel usw.). Außerdem wird die Art und Weise untersucht, wie authentische regionale Quellen von föderalen Dienste-Integratoren konsultiert werden können (z. B. die Datenbank flämischer Diplome usw.).
Wenn Krankenhäuser gesetzlich verpflichtet sind, der Föderalverwaltung bestimmte Informationen zur Verfügung zu stellen, so hat dies über die jeweiligen eindeutigen Schlüssel zu geschehen. Das bedeutet nicht, dass sie (direkten) Zugang zu sämtlichen im Nationalregister verfügbaren Informationen erhalten. Für Krankenhäuser kann die ZDU-Nummer verwendet werden; für Ärzte muss jedoch geprüft werden, welcher Schlüssel sich am besten eignet, weil sie häufig über mehrere LIKIV-Nummern verfügen.
Die Gründung der meisten Berufsinstitute erfolgt auf ähnliche Weise, d. h. von Gesetzes wegen. Des Weiteren nehmen die meisten Berufsinstitute vergleichbare Aufgaben wahr, nämlich die Qualitätssicherung, Ausbildung und Organisation der jeweiligen Berufe. Die in Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe f des Only-Once-Gesetzes beschriebenen Begriffe „Gemeinwohl“ und „öffentlicher Dienst“ sind zwar relativ vage Begriffe, denen juristisch nicht immer leicht Rechnung zu tragen ist, aber der Arbeitsaufwand der Berufsinstitute scheint in der aktuellen Begriffsbestimmung der „Aufgaben öffentlichen Interesses“ enthalten zu sein, nämlich „Aufgaben, die dem öffentlichen Interesse dienen und die der Markt ohne das Eingreifen der öffentlichen Hand nicht oder nicht unter den gleichen Bedingungen in Bezug auf objektive Qualität, Sicherheit, Erschwinglichkeit, Gleichbehandlung oder allgemeinen Zugang erfüllt hätte“, wonach alle der folgenden Institute gemäß Artikel 3 Absatz 1 Buchstabe f des Only-Once-Gesetzes – grundsätzlich – in den Geltungsbereich des Only-Once-Gesetzes fallen und mithin dessen Bestimmungen erfüllen müssen.
Der FÖD Politik und Unterstützung (BOSA) ist für die Only-Once-Koordinierung zuständig. Die verschiedenen öffentlichen Führungsdienste müssen mithin zunächst keine Maßnahmen zur Umsetzung des Only-Once-Gesetzes treffen. Die Identifizierung der Bediensteten könnte kraft der Bestimmungen des Only-Once-Gesetzes – also über die Nationalregisternummer – erfolgen.
Derzeit existieren drei eindeutige Schlüssel: die Nationalregisternummer, die ZDU-Nummer und die Bis-Registernummer.
Die ENSS stimmt mit der Nationalregisternummer / der Bis-Registernummer überein und findet bereits seit einigen Jahren keine Anwendung mehr. Zukünftig wird die Nationalregisternummer auf die gleiche Weise wie die ZDU-Nummer verwendet werden können. Die ZDU-Nummer wurde nämlich in den letzten Jahren inhaltlich reduziert (z. B. besteht kein Bezug mehr zur Steuerverwaltung). Heute lässt sich anhand der Nationalregisternummer u. a. noch das Geschlecht bestimmen. In Zukunft könnte diese Zuordnung ebenfalls abgeschafft werden.
Diese Frage stellt sich, wenn die Verwendung europäischer Identifikationsnummern aufgrund einer Richtlinie oder einer Verordnung erforderlich ist. Ist dies der Fall, lässt sich die Verwendung einer entsprechenden Nummer kaum vermeiden. Im Fall einer Richtlinie verweisen wir jedoch auf Artikel 4 des Only-Once-Gesetzes, wonach die föderalen Einrichtungen verpflichtet sind, zur Identifizierung von natürlichen Personen (Bürgern) die Nationalregisternummer und zur Identifizierung von Unternehmen die ZDU-Nummer zu verwenden. Grundsätzlich dürfen die föderalen Einrichtungen mithin keine anderen Identifikationsnummern für Bürger und Unternehmen verwenden.
Für in Belgien ansässige/erwerbstätige Ausländer kann eine Bis-Registernummer erstellt und verwendet werden (ZDSS). Für ausländische Unternehmen kann – genau wie für belgische Unternehmen – eine Unternehmensnummer (ZDU) erstellt und verwendet werden.
In der Vergangenheit konnte die Zentrale Datenbank der sozialen Sicherheit (nachfolgend „Bis-Register“) ausschließlich für die Registrierung von Ausländern verwendet werden, die sozialversichert waren. Das Gesetz vom 15. Januar 1990 über die Errichtung und Organisation einer Zentralen Datenbank der sozialen Sicherheit (nachfolgend „ZDSS-Gesetz“) wurde 2007 dahingehend abgeändert, dass das Bis-Register das Nationalregister ergänzt und subsidiär zu diesem besteht.
Das bedeutet, dass das Bis-Register heute nicht nur für die Zwecke der sozialen Sicherheit verwendet werden kann, sondern auch für die Wahrnehmung von Aufgaben, die einer belgischen Behörde per Gesetz, Dekret oder Verordnung übertragen wurden, oder von Aufgaben öffentlichen Interesses, die einer Person oder einer öffentlichen oder privaten Einrichtung belgischen Rechts per Gesetz, Dekret oder Verordnung gemäß Artikel 4 des ZDSS-Gesetzes übertragen wurden.
