La loi Only Once du 5 mai 2014, garantissant le principe de la collecte unique de données dans le fonctionnement des services et instances qui relèvent de ou exécutent certaines missions pour l'autorité et portant simplification et harmonisation des formulaires électroniques et papier, a été publiée dans le Moniteur belge du 4 juin 2014.
Le principe de la collecte unique de données est un des moyens essentiels de simplifier les différentes procédures et formulaires publiques obligatoires pour les citoyens et les entreprises. Ce principe a en effet comme objectif d’éviter que des citoyens et entreprises communiquent plusieurs fois les mêmes données d’identification dans le cas où ces données auraient déjà été transmises à une autre administration.
La loi a pour but la réutilisation des données de sources authentiques qui sont déjà disponibles (principe de la collecte unique de données/ principe only once) dans la fonction des services publics fédéraux et stimuler l’utilisation de formulaires électroniques en mettant sa valeur au même niveau des formulaires papier.
La loi impose principalement aux agences fédérales (comme définies dans l’article 3 de la Loi) la (ré)utilisation obligatoire de :
- Clés uniques (comme entre-autres le numéro de registre, le numéro de registre bis et le numéro d’entreprise) pour l’identification de citoyens/entreprises) ;
- L’information de diverse banques de données (comme entre autres le Registre national et la Banque Carrefour des Entreprises) qui sont accessibles via les services d’intégration, afin que ces données ne doivent plus être demandées à l’intéressé.
De plus la loi prévoit la possibilité :
- d’étendre les obligations pré-mentionnées que la Loi impose aux instances fédérales à d’autres clés uniques pour l’identification d’autre objets ou entités dans des sources authentiques ;
- d’adapter la législation et les formulaires des instances fédérales existantes en conflit avec la Loi ;
- de communiquer les formulaires en conflits avec les dispositions de la Loi pour les citoyens et les entreprises ;
Pour finir, la loi impose aussi aux services publics fédéraux une communication obligatoire au Service pour la de tous les formulaires électroniques et papier adressés aux citoyens et entreprises. De tels formulaires peuvent être envoyés à simplification@bosa.fgov.be.
Le Service pour la simplification administrative effectue une vérification de tous les nouveaux formulaires électroniques ou papier qui ont été communiqués par des citoyens ou entreprises. Par ailleurs, le Service pour la simplification administrative dispose à cet égard de la compétence pour demander d’adapter ces formulaires dans un délai raisonnable.
Cette loi est entrée en vigueur le 14 juin 2014. Une période de transition avait été prévue jusqu’au 1er janvier 2016 pour les services qui n’utilisaient jusque-là pas les numéros uniques énumérés ou qui devaient encore soumettre certaines autorisations pour recevoir accès à l’information proposée par les services d’intégration. Cette période de transition n’était pas d’application pour les services publics qui disposaient déjà d’autorisations et accès requis.