Nouvelles fonctionnalités pré- et post-attribution

Fonctionnalités pré-attribution

Nouveaux modules e-Notification, e-Tendering et DUME intégrés

La version de base de la nouvelle plateforme e-Procurement reprendra les fonctionnalités des modules e-Notification et e-Tendering. Par exemple, le Bulletin des Adjudications (e-Notification) et le module de dépôt et d’ouverture des demandes de participation et des offres (e-Tendering) sont remplacés par un nouvel outil qui offrira, entre autres, les fonctionnalités suivantes :

1. Publication

Une publication est la publicité d’un marché public sous forme de formulaire électronique standard. La nouvelle plateforme utilisera les nouveaux formulaires de publication européens (eForms) et le modèle de données le plus récent du document unique de marché européen (DUME). La plateforme s’appuiera sur la législation sur les marchés publics pour les règles relatives à l’utilisation correcte des formulaires de publication et du DUME.

2. Invitation

Les

Cette notion comprend notamment, l’Etat, les Régions, les Communautés, les autorités locales

peuvent utiliser une invitation pour inviter simultanément et par écrit des candidats à soumettre une offre dans le cadre d'une procédure restreinte, d'un dialogue compétitif, d'un partenariat d'innovation, d'une procédure concurrentielle avec négociation, d'une procédure négociée sans publication préalable, d'une procédure négociée avec ou sans appel préalable pour le concours, d’une liste de candidats présélectionnés ou d’un système de qualification.

L’adjudicateur peut utiliser des outils digitaux supplémentaires, tels que le forum, le pitch et l'espace de soumission pour chaque invitation et pour la plupart des publications (selon le type de publication).

3. Forum

Le FORUM permet aux entreprises de poser des questions en ligne sur un marché donné, par exemple pour obtenir des éclaircissements supplémentaires avant de décider de participer au marché. L’adjudicateur peut répondre à ces questions en ligne et publier à la fois la question et la réponse de manière anonyme afin que toutes les parties potentiellement intéressées disposent des mêmes informations.

4. Pitch

Avec un pitch, l’adjudicateur peut planifier une réunion en ligne avec des entreprises,par exemple via Microsoft Teams. Cela peut aller d'une réunion générale ouverte où chacun est le bienvenu, par exemple pour remplacer une séance d'information physique, à des moments de consultation individuelle dans le cadre, par exemple, d'une négociation.

4. Espace de soumission

L'espace de soumission lié à une publication ou à une invitation sera le lieu où les entreprises pourront déposer leurs demandes de participation ou leur offre en ligne pour un contrat spécifique, dans un coffre-fort électronique sécurisé. Les entreprises pourront également utiliser ici un module DUME intégré, si le marché l'exige.

5. Bulletin des Adjudications et moteur de recherche

Une interface conviviale et un moteur de recherche performant seront également proposés aux entreprises afin qu'elles puissent accéder rapidement et efficacement aux avis publiés (Bulletin des Adjudications) et aux marchés auxquels elles ont été invitées.

6. Notification

Enfin nous étudions la possibilité de faire en sorte que les adjudicateurs envoient des notifications, par exemple de (non-)attribution, via un courrier recommandé électronique qualifié, au moins aux entreprises belges. Un lien pourrait être prévu pour cela avec l’e-Box pour les entreprises.

Fonctionnalités post-attribution

1. Enregistrement de contrats et gestion de catalogues électroniques

La version de base offrira globalement les mêmes fonctionnalités post-attribution que celles disponibles actuellement dans l’e-Catalogue. Il s'agit plus précisément de l'enregistrement des contrats et de la gestion des catalogues électroniques. Un support est également prévu pour le traitement des demandes de commande et les commandes sur ces contrats et catalogues.

2. Monitoring des commandes

Toutefois, le

Service public fédéral

BOSA entend aller encore plus loin avec ce nouveau module en renforçant également le monitoring des commandes sur les contrats. Une jurisprudence récente de la Cour de justice de l’Union européenne confirme en effet que les maximums de commandes sur les accords-cadres doivent être respectés. Disposer d’une plateforme centrale sur laquelle il est possible d’enregistrer toutes les commandes effectuées sur un accord-cadre permet de gérer les contrats plus professionnellement et conformément à la législation. Concrètement, comme c'est déjà le cas dans la plateforme actuelle, les adjudicateurs pourront partager leurs contrats sur la plateforme avec d'autres participants (personnes morales). Idéalement, les participants enregistrent ensuite chaque achat sur le contrat au moyen d'un bon de commande et ce, manuellement sur la plateforme ou via une intégration de la plateforme avec des back-offices ou des systèmes financiers existants.

Afin d'assurer un meilleur suivi des commandes, le scope de la plateforme sera élargi : il y aura des options d'intégration plus flexibles ; les montants nécessaires seront inclus dans les contrats pour faciliter le suivi des achats.

3. Shop

Via le shop, des utilisateurs autorisés pourront accéder non seulement aux différents catalogues, mais également à tous les contrats disponibles pour leur organisation. De cette façon, il devient encore plus facile de lancer une demande ou une commande. Si aucun catalogue ou contrat correspondant à la demande n’est disponible, alors l'utilisateur peut également lancer une demande ou une commande sans contrat.

Par ailleurs, les informations provenant des demandes et commandes sans contrat peuvent servir à identifier des opportunités de contrats communs.