Que faire en cas d’indisponibilité de la plateforme e-Procurement?

Reporter la date ultime

D’une manière générale, si l’application e-Tendering ne permet pas un traitement équitable de tous les soumissionnaires, vous pouvez reporter la date ultime de soumission soit en publiant un erratum dans e-Notification (dossier ouvert) soit en invitant les soumissionnaires à remettre leur offre jusqu’à une date ultérieure (dossier restreint).

Cependant , vous devez être attentif à trois aspects :

• Le type du dossier : S’agit-il d’un dossier ouvert ou restreint ?
• Le statut de votre dossier sur e-Tendering : les options à votre disposition sont différentes selon ce statut.
• Le timing : Le temps à votre disposition pour créer un erratum ou une invitation peut être relativement court si vous vous retrouvez le jour de la date ultime de soumission.

Veuillez consulter les marches à suivre ci-dessous selon le statut et le type de votre dossier pour plus d’informations.

Remarque : Quel que soit le type de dossier, veillez à respecter le délai de 6 ou 8 jours au minimum tel que décrit dans l’article 9 de l’Arrêté royal relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques du 18 avril 2017.

Attention: si vous avez envoyé votre publication via un e-Sender, il est recommandé d'envoyer également votre erratum via votre e-Sender. Par la suite, vous devrez modifier et enregistrer manuellement sur e-Tendering la date ultime de soumission en fonction de l'erratum.

Ouvert (type) et active

La publication est active dans e-Notification et la date ultime de soumission n'a pas encore été atteinte.

Dès lors, vous pouvez reporter la date ultime de soumission de votre avis de marché en publiant un erratum dans e-Notification (cfr. Manuel e‑Notification).

Ouvert (type) et ouverture des offres/demandes de participation requise

Vous avez publié le marché et la date ultime de soumission a été atteinte. La réception des offres/demandes dans votre dossier doit être clôturée manuellement et vous n'avez pas encore cliqué sur "ouvrir".

La publication reste active dans e-Notification tant que le dossier n’a pas été clôturé dans e‑Tendering.

Dès lors, vous pouvez reporter la date ultime de soumission de votre avis de marché en publiant un erratum dans e-Notification (cfr. Manuel e‑Notification).

Même sans publication d’un erratum, les soumissionnaires peuvent continuer à faire des actions dans leur espace de travail (charger / supprimer des documents, signer le rapport de dépôt…). 

Dès la publication de cet erratum, le statut du dossier dans e-Tendering sera de nouveau « Actif » et les soumissionnaires peuvent continuer de faire des actions dans leur espace de travail. Si l’avis est publié au niveau européen, la date ultime de soumission sera mise à jour dans e‑Tendering après le délai d’attente minimum mais le statut du dossier sera immédiatement modifié vers « Actif » (un message indiquera qu’un erratum est en attente de publication).

Attention: si vous avez envoyé votre publication via un e-Sender, il est recommandé d'envoyer également votre erratum via votre e-Sender. Par la suite, vous devrez modifier et enregistrer manuellement sur e-Tendering la date ultime de soumission en fonction de l'erratum.

Ouvert (type) et clôturé

Conditions:

Vous avez publié le marché et la date ultime de soumission a été atteinte. La réception des offres/demandes dans votre dossier doit être clôturée manuellement ou votre dossier est configuré pour attendre une clôture manuelle et vous avez cliqué une seule fois sur le bouton « Ouvrir ».

La publication reste active dans e-Notification jusqu’au lendemain de la date ultime de soumission.

Dès lors, vous pouvez reporter la date ultime de soumission de votre avis de marché en publiant un erratum dans e-Notification (cfr. Manuel e‑Notification) endéans les 24 heures.  Passé ce délais, il ne sera plus possible de reporter la date ultime de soumission dans e-Tendering.

Tant que l’erratum n’est pas publié, les soumissionnaires ne peuvent plus faire d’action dans leur espace de travail (charger / supprimer des documents, signer le rapport de dépôt…). 

Dès la publication de cet erratum, le statut du dossier dans e-Tendering sera de nouveau « Actif » et les soumissionnaires peuvent à nouveau faire des actions dans leur espace de travail. Si l’avis est publié au niveau européen, la date ultime de soumission sera mise à jour dans e‑Tendering après le délais d’attente minimum mais le statut du dossier sera immédiatement modifié vers « Actif » (un message indiquera qu’un erratum est en attente de publication).

Ouvert (type) et ouvert

Conditions: Vous avez publié un avis pour ce dossier et le délai de soumission a été atteint. Les offres/demandes dans votre dossier ont été ouvertes et décryptées.

Quel que soit le statut de la publication dans e‑Notification, la date ultime de soumission dans e‑Tendering ne peut plus être reportée.

Afin d’éviter tout recours de la part d’un soumissionnaire, nous vous recommandons de prendre en considération de recommencer la procédure de marché.

Restreint (type) et actif

Conditions: Vous avez invité les soumissionnaires pour ce dossier par e-mail et la date ultime de soumission n’est pas encore atteinte.

Vous pouvez reporter la date ultime de soumission directement dans les paramètres de votre dossier retreint dans e-Notification et renvoyer l’invitation aux soumissionnaires (cfr. manuel e-Notification).

Restreint (type) et ouverture des offres/demandes nécessaires

Conditions : Vous avez invité les soumissionnaires pour ce dossier par e-mail et la date ultime de soumission a été atteinte. La réception des offres/demandes dans votre dossier doit être clôturée manuellement et vous n'avez pas encore cliqué sur "ouvrir".

Les entreprises peuvent continuer à effectuer des actions sur le dossier (télécharger ou retirer des documents, signer le rapport de soumission, ...).

Vous pouvez ajuster la date ultime de soumission directement dans les paramètres de votre dossier limité dans e-Notification. Ensuite, vous envoyez à nouveau l'invitation aux soumissionnaires (voir le manuel e-Notification).

La date ultime de soumission sera automatiquement ajusté dans e-Tendering et le dossier retrouvera le statut "actif".

Restreint (type) et clôturé

Conditions :

Vous avez invité les soumissionnaires pour ce dossier par e-mail et la date ultime de soumission a été atteinte. Votre dossier est configuré pour attendre une clôture automatique des soumissions ou votre dossier est configuré pour attendre une clôture manuelle et vous avez cliqué une seule fois sur le bouton « Ouvrir ».

Vous pouvez ajuster la date ultime de soumission directement dans les paramètres de votre dossier limité dans e-Notification. Ensuite, vous envoyez à nouveau l'invitation aux soumissionnaires (voir le manuel e-Notification).

La date ultime de soumission sera automatiquement ajusté dans e-Tendering et le dossier retrouvera le statut "actif".

Les entreprises peuvent continuer à effectuer des actions sur le dossier (télécharger ou retirer des documents, signer le rapport de soumission, ...).

Restreint (type) et ouvert

Conditions :

Vous avez invité les soumissionnaires pour ce dossier par e-mail et la date ultime de soumission a été atteinte. Les offres/demandes dans votre dossier ont été ouvertes et décryptées.

Il n’est plus possible de mettre à jour la date ultime de soumission dans e-Tendering.

Afin d’éviter tout recours de la part d’un soumissionnaire, nous vous recommandons de prendre en considération de recommencer la procédure de marché.