Comment envoyer des factures électroniques ?

Selon la norme européenne, les factures électroniques doivent être envoyées au format XML et être adressées directement à votre client via le réseau Peppol.

Les autres formats (pdf, xls,…) envoyés par e-mail ne sont pas considérés comme des factures électroniques selon cette norme et peuvent donc être refusés par les administrations.

Plusieurs scénarios sont possibles:

1. Vous disposez d’un système ERP

Si vous émettez beaucoup de factures, vous disposez probablement déjà d’un système ERP (Enterprise Resource Planning ou progiciel de gestion intégré). Si votre ERP ne permet pas encore l’envoi de factures via PEPPOL, vous devez adapter votre ERP via votre point d’accès.

Vous trouverez plus d’informations dans notre guide sur la facturation électronique.



2. Vous utilisez un logiciel de comptabilité et de facturation

Si vous disposez déjà d’un logiciel standard de comptabilité et de facturation, renseignez-vous auprès de votre fournisseur ou sur internet s’il prévoit l’envoi de factures électroniques via la réseau Peppol.

Si oui, il vous expliquera la marche à suivre pour envoyer une facture électronique.

Si non :

• optez pour un autre logiciel de comptabilité. Vous trouverez ici une liste (non exhaustive) réalisée par la Région Flamande et qui reprend des fournisseurs comptables qui permettent l’envoi de factures électroniques via le réseau Peppol : liste de logiciels comptables
• Vous avez également la possibilité d’encoder manuellement votre facture via le portail en ligne Mercurius (plus d’informations ci-dessous).

3. Vous n’utilisez pas de logiciel de comptabilité et de facturation

Si vous envoyez peu de facture vers les administrations publiques, vous pouvez utiliser gratuitement le portail Mercurius :

• Lien vers portail: portail Mercurius
• Accès au portail : vous êtes représentant légal de votre entreprise ? Alors vous devriez avoir par défaut un accès direct au portail Mercurius.

Vous n’êtes pas représentant légal mais souhaitez encoder des factures au nom de votre entreprise ? Dans ce cas, il vous faudra demander accès via le formulaire en ligne « Demande de rôle » disponible sur le portail Mercurius.

Pour plus d’informations, voir les modalités d'accès ou contactez directement le helpdesk Mercurius.

• Encodage d’une facture dans Mercurius: vidéo explicative

Dans le portail, vous pouvez encoder manuellement les différents champs de la facture (coordonnées du client, n° de facture, date d’échéance, référence de paiement, lignes de facture,…) et pouvez également y joindre une annexe (PDF, word,…). En cliquant sur ‘Envoyer’, votre facture sera automatiquement envoyée au format électronique à votre client.

• Pour toute question relative au statut de votre facture, rendez-vous sur la page d’aide Mercurius ou contactez directement le service comptabilité de votre client.

À terme, afin d’éviter un encodage manuel de votre facture ou si vous envoyez régulièrement des factures aux administrations publiques, nous vous recommandons de chercher un logiciel de comptabilité qui permet l’envoi de factures électroniques via le réseau Peppol.

Vous trouverez ici une liste réalisée par la Région Flamande et qui reprend différents fournisseurs comptables : liste de logiciels comptables