Participation à des contrats communs pour des participants passifs et des participants via la clause centrale d’achat

Contexte et procédure

L'arrêté royal du 22/07/2023 dans le cadre de la politique fédérale d'achats prévoit que le Réseau de concertation stratégique des achats fédéraux (

Concertation stratégique des achats fédéraux

) identifie les marchés publics pour lesquels des contrats communs (

Contrat commun (CC) ou les marchés publics coordonnés de manière centralisée et exécutés au nom et pour le compte de plusieurs pouvoirs adjudicateurs.

 

) doivent être réalisés.

Le secrétariat du CSAF, qui fait partie du centre de services Procurement (CSP) du SPF BOSA, informe les participants passifs et les participants via la centrale d’achat de la possibilité d’introduire une déclaration d’intention pour un nouveau Contrat commun.

Tous les participants passifs et les participants via la centrale d’achats qui souhaitent participer à un contrat commun doivent transmettre une "Déclaration d'intention" au secrétariat du CSAF dans les deux mois qui suivent la publication en ligne de la proposition.

Les participants passifs, ainsi que les participants via la centrale d’achat ont l’opportunité de participer au Réseau de concertation tactique et opérationnelle des achats fédéraux (

Réseau de concertation tactique et opérationnelle des achats fédéraux

) en remplissant le formulaire de déclaration d’intention. Le CTOA est un réseau au sein duquel les spécifications techniques pour un contrat commun déterminé sont définies. Les participants qui souhaitent contribuer aux travaux du CTOA disposent d’une date limite d’un mois après la mise en ligne de la proposition de Contrat commun pour indiquer leur intention de participer au CTOA.

 

Le fait de remplir et d’envoyer une déclaration d’intention et éventuellement une participation au CTOA ne contraint pas les participants passifs et les participants via la centrale d’achat à participer au futur contrat commun. Toutefois cette étape est obligatoire afin de pouvoir participer à la phase de ‘

Les participants actifs et passifs doivent prendre un engagement formel et contraignant reprenant l’estimation du budget et/ou des quantités afin de pouvoir participer effectivement au contrat commun concerné.

’

Il n’y a que deux cas exceptionnels pour lesquels les zones de police, les zones de secours, les écoles de police et les écoles de pompiers ne peuvent pas introduire une "Déclaration d’intention".

Ces deux cas exceptionnels sont présentés dans le tableau ci-dessous avec l’aperçu des contrats communs en phase de " Déclaration d'intention" :

• Intention n’est pas nécessaire pour les zones de police, zones de secours, écoles de police et les écoles de pompiers
  • Toutes les zones de police, les zones de secours, les écoles de police et les écoles de pompiers sont automatiquement inclus comme bénéficiaire du contrat commun sur la base de l’historique du contrat commun précédent.
  • Les autres participants via la clause central d’achat doivent soumettre une déclaration d’intention, si ils sont intéressés par un certain contrat commun.
• Les participants via la clause centrale d’achat ne peuvent pas participer (contrat limité aux organisations fédérales)
  • Les participants via la clause centrale d’achat ne peuvent pas être inclus comme bénéficiaire à un contrat commun, parce qu’ils ne sont stricto sensu pas une organisation fédérale.

Dès que le contenu du contrat commun a été finalisé , le secrétariat du CSAF diffuse le document de "Participation définitive à  tous les participants passifs et tous les participants via la clause centrale d’achat qui ont introduit  une "Déclaration d'intention" à temps.

 

• En complétant la partie III du document de "Participation définitive à un contrat commun", le

  Le pouvoir adjudicateur qui peut adhérer librement à un contrat commun, sans pouvoir être désigné pour passer un contrat commun. Il s'agit des pouvoirs adjudicateurs visés à l’article 2, §2, de l'Arrêté royal du 22/12/2017.

  Conformément à l’Arrêté royal du 22 décembre 2017, il convient d’entendre par participants passifs :

  • les organismes administratifs publics visés à l’art. 2, alinéa 1er, 3°, de la loi du 22 mai 2003 
  • les institutions publiques de sécurité sociale visées à l’art. 3, § 2, de l’Arrêté royal du 3 avril 1997
  • les services de police visés à l’art. 2, 2°, de la loi du 7 décembre 1998
  • les autres pouvoirs adjudicateurs fédéraux qui tombent sous les critères de l'art. 2, 1°, a) ou c) de la loi du 17 juin 2016.
  ou le participant via la centrale d’achat peut confirmer son adhésion définitive au contrat commun.
• Ce document de participation définitive , complété avec l’estimation des quantités et/ou du budget, et approuvé par l’organe de contrôle financier et le titulaire compétent pour la passation du marché public, doit être transmis au secrétariat du CSAF dans les deux mois qui suivent la réception du document.
• Si la participation définitive du participant passif ou du participant via la centrale d’achat n’a pas été transmise à temps au secrétariat du CSAF, le participant ne pourra plus participer à ce contrat commun.

En pratique : comment participer ?

Vous trouverez au bas de cette page un aperçu de toutes les propositions de contrats communs (CC) auxquels vous pouvez participer en tant que participant passif ou participant via la clause centrale d’achat.

ÉTAPE 1 : "Déclaration d'intention"

Si, en tant que participant passif ou en tant que participant via la centrale d’achat, vous êtes intéressé par un CC proposé, vous devez fournir une "Déclaration d’intention" au secrétariat du CSAF dans un délai de deux mois. Une "Déclaration d’intention" n’est pas encore une confirmation définitive de votre participation au contrat commun.

Dès que vous aurez transmis la "Déclaration d'intention", nous vous avertirons de la suite du déroulement du marché (timing, spécifications techniques ...).

Pour ce faire, suivez les étapes reprises ci-dessous :

• Cliquez sur "INTENTION" en regard du contrat commun qui vous intéresse, et ce, avant la date limite (deux mois à compter de la publication en ligne de la proposition du contrat commun)
• Complétez tous les champs demandés dans le formulaire
• Cliquez sur soumettre au bas du formulaire pour envoyer le formulaire au Secrétariat du CSAF.

Vous devez fournir votre "Déclaration d’intention" au plus tard à la date indiquée dans la colonne "DÉCLARATION D’INTENTION".

Votre déclaration d’intention est officiellement enregistrée quand vous aurez reçu une confirmation par e-mail du secrétariat CSAF.

Si vous le souhaitez, vous pouvez  participer au CTOA, au sein duquel les besoins des participants concernant le domaine du contrat commun sont centralisés, standardisés et intégrés, en remplissant la déclaration d’intention. Pour ce faire, compléter le formulaire en appuyant sur  le bouton ‘INTENTION’ endéans le mois suivant de la publication en ligne de la proposition en mentionnant le nom de votre ou vos représentant(s) au CTOA.

ÉTAPE 2 : "Participation définitive"

Si vous avez fourni à temps au secrétariat du CSAF une "Déclaration d'intention", vous recevrez le document "Participation définitive", en ce compris le contenu du contrat commun, dès que le cahier spécial des charges est finalisé.

Si, sur la base du contenu du contrat commun, vous décidez de participer au contrat commun, vous devez transmettre au secrétariat du CSAF le document de "Participation définitive" complété et signé (partie III du document avec engagement et estimation des quantités et/ou du budget) dans les deux mois suivant sa réception.

Pour ce faire, veuillez suivre  les étapes reprises ci-dessous :

• Complétez la partie III du  document "Participation définitive", ainsi que les annexes éventuelle
• Soumettez le document à l’avis et à la signature de votre organe de contrôle financier et de votre titulaire compétent pour la passation du marché public
• Envoyez la participation définitive complétée et signée (partie III), ainsi que les annexes éventuelles à SFA_SEC@bosa.fgov.be.
• Ta participation définitive est seulement officielle après avoir reçu une confirmation par e-mail du secrétariat CSAF.

Des questions sur le contenu d'un contrat commun ?

Si vous souhaitez plus d’informations sur le contenu d' un contrat commun, vous pouvez vous adresser à la personne de contact de l'organisation en charge, telle que reprise dans l’aperçu ci-dessous.

Des problèmes ?

En cas de problèmes ou de questions au sujet de la participation au CTOA, de la confirmation de votre "Déclaration d'intention" ou de votre "Participation définitive", vous pouvez vous adresser au secrétariat du CSAF à l’adresse e-mail suivante : SFA_SEC@bosa.fgov.be

Aperçu des contrats communs en phase de "Déclaration d'intention"