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Procédure contrats communs

Les organisations fédérales ont la possibilité d’effectuer leurs achats par le biais de contrats communs. Le processus d’achat fédéral pour parvenir à des contrats communs se compose de 4 phases et comporte 13 étapes.

Vous trouverez ici toutes les étapes pour passer d'un besoin au sein d'une organisation fédérale à un contrat commun.

Utilisable pour
Fonctionnaires fédéraux

Table des matières

  • Phase de décision (CSAF)

    Dans cette phase, des décisions stratégiques sont prises par le Réseau de concertation stratégique des achats fédéraux (CSAF).

    1. Identification de la proposition de contrat commun (identification du besoin) (participants actifs et passifs)

    Dans l'organisation, un besoin est identifié et, avec le coordinateur stratégique (dans le cas d'un ) ou l'observateur (dans le cas d'un ), on vérifie s'il existe un contrat commun. Dans le cas contraire, l'utilité de soumettre une proposition de est évaluée.

     

    2. Transmettre le document « proposition de contrat commun » au (participants actifs et passifs)

    Dès qu'un besoin commun est identifié, il est présenté au CSAF au moyen du document proposition de CC. La proposition peut être soumise par le centre de services Procurement (CSP) via le coordinateur stratégique du BOSA, par un participant actif via son coordinateur stratégique, ou par un participant passif via son observateur au sein du CSAF. La proposition doit être rédigée en termes suffisamment généraux (pas trop restrictifs), doit être suffisamment claire et doit pouvoir être comprise rapidement. Le coordinateur stratégique ou l’observateur transmet la proposition au secrétariat du CSAF. Le secrétariat du CSAF vérifie la proposition et l’inscrit à l’ordre du jour de la réunion suivante du CSAF si la proposition a été introduite 14 jours civils avant la réunion du CSAF. Si la proposition n’est pas claire, des informations complémentaires sont demandées.

     

    3. Décisions du CSAF relatives aux propositions (participants actifs)

    Pendant la réunion du CSAF, le coordinateur stratégique ou l’observateur explique la proposition. Le CSAF prend l'une des décisions suivantes concernant la proposition :

    • CC (contrat commun) : la proposition est identifiée comme contrat commun. Le CSAF désigne l'organisation en charge. Il ne s’agit pas toujours de l’organisation qui a introduit la proposition. Le CSAF décide si les zones de police locale (ZPL), les zones de secours (ZS), les écoles de police et les écoles du feu doivent soumettre une « déclaration d'intention » et une «   » ou peuvent participer sur la base de l'historique en ce qui concerne l'estimation.
    • CCL (CC limité) : une proposition est identifiée comme contrat commun limité lorsque 3 participants maximum (y compris l'organisation en charge) sont intéressés. Le CSAF désigne l'organisation en charge. La rédaction du marché public suit une procédure simplifiée.
    • NO CC : la proposition n’est pas acceptée comme contrat commun. L'institution qui a introduit la proposition peut continuer en lançant individuellement son propre marché.
    • ÉQUIPE STRATÉGIQUE (ET) : la proposition porte sur un sujet intéressant qui, en raison de sa complexité, nécessite une étude approfondie par une équipe stratégique. Le résultat de l'équipe stratégique est une stratégie/politique destinée aux futurs contrats communs lancés pour le sujet spécifique (par exemple, voyages de service, événements, facility, courrier, ...).
    • REPORTÉ : au CSAF, aucun consensus n’a été atteint, la proposition est reportée à la prochaine réunion du CSAF. Un tel report n’est possible qu'une fois.

     

    Phase de rédaction (CTOA & déclaration d'intention)

    Dans cette phase, une concertation sur l’élaboration du contrat commun est organisée et les participants passifs peuvent exprimer leur intérêt pour un contrat commun particulier.

    4. Participation au (participants actifs et passifs – sur base volontaire)

    Environ 7 jours civils après la réunion du CSAF, le secrétariat du CSAF envoie le PV de la réunion du CSAF aux membres du CSAF et publie les propositions approuvées dans l’aperçu des contrats communs existants. Les participants passifs en sont informés au moyen d'un infomail. La liste des membres du CTOA peut ensuite être communiquée par e-mail au secrétariat du CSAF dans un délai d'un mois. L’organisation en charge communique le nom du président du CTOA (= gestionnaire du dossier responsable de la procédure de passation du contrat commun) et des éventuels membres du CTOA. Les participants actifs et passifs peuvent, s'ils le souhaitent, communiquer le nom de leurs membres du CTOA. Une demande tardive de « participation au CTOA » ne sera ajoutée que moyennant l'accord de l'organisation en charge.

    La participation au CTOA n’est pas obligatoire !

     

    5. Organisation du CTOA (A)

    Le secrétariat du CSAF fournit au maximum 7 jours civils suivant l’expiration de la date limite un aperçu des membres du CTOA à l’organisation en charge. L’organisation en charge (président du CTOA) peut ensuite lancer le CTOA. Il est recommandé d'envoyer les documents préparatoires avec l'invitation aux membres du CTOA. Le secrétariat du CSAF doit être invité au moins à la réunion de lancement afin de pouvoir donner des explications générales sur le CSAF et le CTOA. La durée du CTOA n'est pas prédéterminée et dépend de la complexité du dossier. Après chaque réunion du CTOA, le président du CTOA fournit le PV de la réunion du CTOA à tous les membres du CTOA (y compris aux membres non présents et au secrétariat du CSAF). En outre, le président du CTOA fait mensuellement rapport au coordinateur stratégique et au secrétariat du CSAF sur l’avancée du planning initial et les éventuelles modifications qui y sont apportées.

     

    6. Intérêt à participer à un contrat commun (participants passifs)

    Tous les participants actifs sont en principe obligés de participer au modèle de coopération. Pour eux, aucune action n'est requise à ce stade du processus. Les participants passifs participent volontairement au modèle de coopération et doivent envoyer au secrétariat du CSAF une « déclaration d'intention » pour chaque contrat commun. Pour ce faire, ils envoient ce modèle de courrier électronique dans les deux mois suivant l'envoi de l'infomail et la mise en ligne des propositions sur le présent site web. Les déclarations d'intention tardives ne seront prises en compte que moyennant l'approbation de l'organisation en charge.

     

    7. Préparation des documents du marché (participants actifs)

    L'organisation en charge est responsable du choix de la procédure de passation, de la rédaction des documents du marché, y compris les clauses nécessaires (notamment la clause relative aux statistiques), de la sélection qualitative, de l'évaluation des offres, de l'attribution et de la conclusion du contrat commun. Sauf disposition contraire, moyennant l'accord de l'organisation en charge, les membres du CTOA ne sont pas impliqués à ce stade. Sur la base des informations et des décisions du CTOA, l’organisation en charge élabore une proposition pour les spécifications techniques et les modalités du contrat commun. Elles sont ensuite soumises aux membres du CTOA. Le PV de la réunion du dernier CTOA doit être validé par les membres du CTOA.

     

    Phase de participation définitive

    Dans cette phase, les participants au contrat commun sont définis au moyen d'un engagement contraignant, y compris l’estimation du budget et/ou des quantités.

    8. Rédaction et envoi du document « Participation définitive » aux candidats participants (participants actifs)

    Après validation des spécifications techniques et des modalités du contrat commun par les membres du CTOA, l'organisation en charge établit le document « participation définitive » en complétant les parties I et II. Le coordinateur stratégique de l’organisation en charge envoie par e-mail au secrétariat du CSAF le document complété « participation définitive » et les annexes demandées. Le secrétariat du CSAF effectue un contrôle de (en vérifiant si le document est complet et correct), complète la partie III du document « participation définitive » et envoie le document « participation définitive » et ses annexes dans un délai de 7 jours civils par e-mail à tous les candidats-participants (tous les participants actifs et les participants passifs avec une déclaration d'intention). Pour remplir la partie II, l’organisation en charge a le choix entre trois scénarios d’achat.

    • Scénario 1 (scénario le plus simple, le plus courant et le plus approprié) : contrat commun sans achat immédiat à la conclusion du contrat commun, sans engagement préalable. Il y a un engagement d’achat, avec des quantités présumées
    • Scénario 2 : contrat commun avec achat immédiat d’une partie de la quantité estimée à la conclusion du contrat commun par 1 participant au moins, avec engagement préalable. Il y a un engagement d’achat, avec garantie d’achat d'une partie de la quantité estimée
    • Scénario 3 : contrat commun avec achat immédiat du besoin complet à la conclusion du contrat commun par 1 participant au moins, avec engagement préalable. Il y a un engagement d’achat du besoin complet.

    Une combinaison de différents scénarios est possible et doit être élaborée en concertation avec le secrétariat du CSAF.

     

    9. Notification de la décision ayant trait à la participation définitive (participants actifs et passifs)

    Chaque participant a 2 options dans cette phase de la procédure : la participation ou la non-participation au contrat commun.

    • Un participant actif communique sa décision au moyen de la partie III du document « participation définitive ». Il participera au contrat commun en soumettant son engagement et une estimation des quantités et/ou du budget, ou ne participera pas en soumettant une « Explication » (« Explain »). Par conséquent, un participant actif doit obligatoirement répondre
    • Un participant passif participera en soumettant son engagement et une estimation des quantités et/ou du budget (= convention d’adhésion) via la partie III du document « participation définitive », ou ne participera pas en ne soumettant rien.

    Une participation définitive n’est acceptée que lorsque le document « participation définitive » a été rempli correctement et complètement et qu'il a été signé et renvoyé au secrétariat du CSAF par e-mail dans les 2 mois suivant l’envoi du document par le secrétariat du CSAF. Le secrétariat du CSAF recueille toutes les participations définitives de l’ensemble des participants et fournit (au maximum 7 jours civils après la date limite) l’aperçu à l'organisation en charge. Cela permet à l'organisation en charge d'inclure dans les documents du marché la liste des acheteurs et une estimation correcte.

    ! Un point important à noter est qu'à ce stade de la procédure, il s'agit d'une décision définitive concernant une participation au contrat commun, en d'autres termes un engagement (qu'il s’agisse d'une participation ou d’une non-participation). Si vous prévoyez des problèmes pour la remise en temps voulu de votre participation définitive, veuillez contacter aussi vite que possible l'organisation en charge et le secrétariat du CSAF. Si la participation définitive n'a pas été transmise à temps au secrétariat du CSAF, l'organisation ne pourra pas participer au contrat commun.

     

    Phase de la passation à l’exécution

    Cette phase concerne l’ensemble de la procédure : dossier d'approbation interne, passation, attribution et exécution du contrat commun.

    10. Dossier d’approbation (participants actifs)

    L’organisation en charge compose le dossier d'approbation (documents du marché) et parcourt le flux d'approbation interne au sein de son organisation afin de pouvoir procéder à la publication. Seul l’Inspecteur des Finances de l’organisation en charge émet un avis sur le contenu du contrat commun (documents du marché, procédure choisie, …). L’organisation en charge communique au secrétariat du CSAF et à tous les participants l’ensemble des informations pertinentes concernant le contrat commun en cours et donne un état des lieux pendant la réunion suivante du CSAF.

     

    11. Dossier d’attribution (participants actifs)

    L’organisation en charge établit le dossier d'attribution et poursuit le flux d’approbation interne au sein de son organisation. Seul l’Inspecteur des Finances de l’organisation en charge émet un avis sur le dossier d'attribution. À chaque phase de la procédure de passation du contrat commun, l’organisation en charge transmettra toutes les informations utiles concernant l’avancée du contrat commun aux membres du CTOA et au secrétariat du CSAF (mise à jour mensuelle du calendrier). En outre, tout résultat autre que l'attribution du contrat commun sera communiqué à tous les participants au contrat commun, au secrétariat du CSAF et au CTOA, et débouchera sur l'organisation d'une nouvelle réunion du CTOA. Le processus d'attribution dépendra du scénario choisi.

    • Scénario 1 (contrat commun sans achat garanti à la conclusion du contrat commun) : l’organisation en charge soumet le dossier d'attribution à l’approbation de son propre IF et de son approbateur mandaté. Après l'approbation, elle transmet la décision d'attribution signée et toutes les informations pertinentes à l’ensemble des participants au contrat commun, au secrétariat du CSAF et au CSAF
    • Scénarios 2 & 3 (contrat commun avec achat garanti d’une partie de la quantité estimée ou achat immédiat du besoin complet à la conclusion du contrat commun) : l’organisation en charge soumet le dossier d'attribution à l’approbation de son propre Inspecteur des Finances et de son approbateur mandaté. Après l'approbation, elle transmet la décision d'attribution signée et toutes les informations pertinentes à l’ensemble des participants au contrat commun, au secrétariat du CSAF et au CSAF. En outre, elle assure l'engagement budgétaire pour son propre achat garanti. Tout participant au contrat commun avec un achat garanti se charge de l’engagement budgétaire de son propre achat garanti (sur la base de la décision d'attribution reçue et conformément aux procédures internes et ce, avant la conclusion du contrat). Le participant transmettra aussi vite que possible à l'organisation en charge cet engagement budgétaire pour son propre achat garanti.

     

    12. Conclusion du contrat (participants actifs)

    L’organisation en charge conclut le contrat commun en envoyant la lettre de notification à l’opérateur économique après l’approbation du dossier d'attribution. L’organisation en charge informe le secrétariat du CSAF de l’envoi de la lettre de notification afin qu’il puisse créer la liste des participants dans e-Procurement. Un point important à noter est que, pour les scénarios 2 et 3, tous les engagements nécessaires approuvés doivent avoir été reçus. Ensuite, l’organisation en charge transmet la lettre de notification à tous les participants au contrat commun et au secrétariat du CSAF, et publie sur e-Procurement le cahier spécial des charges, la lettre de notification et les conditions contractuelles relatives au contrat commun. Chaque participant (y compris l’organisation en charge) obtient un accès au contrat commun via e-Procurement et gère sa propre commande/ses propres commandes (y compris le bon de commande pour l’achat garanti dans les scénarios 2 & 3).

     

    13. Exécution du contrat (participants actifs et passifs)

    Tous les trimestres, l’organisation en charge doit demander à l’opérateur économique les statistiques nécessaires et transmettre un rapport trimestriel au secrétariat du CSAF afin que les indicateurs de performance nécessaires puissent être déterminés.

    L’organisation en charge n’intervient que dans les litiges concernant l’attribution du contrat commun. Par exemple, pour une demande de suspension ou d’annulation d'une décision d'attribution au Conseil d'État, en cas de non-paiement du cautionnement, etc.

    Chaque participant intervient dans les litiges survenus lors de l'exécution des commandes ou marchés conclus dans le cadre du contrat commun. Par exemple, les délais de livraison, la réception du matériel ou du service, la facturation, etc. En cas d'incident pendant l'exécution, le participant concerné doit informer l'organisation en charge.

     

    Questions

    Pour toute question contactez le secrétariat CSAF

Règlementations

Arrêté royal du 22 décembre 2017

Arrêté royal du 22 décembre 2017 relatif aux marchés publics fédéraux centralisés dans le cadre de la politique fédérale d'achats Moniteur belge du 16 janvier 2018