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Qu’est-ce qu’une facture électronique?

Pour certains marchés publics, les opérateurs économiques sont obligés de transmettre leurs factures par voie électronique.  

Qu'est-ce qu'une facture électronique et quand ce type de facturation est-il obligatoire ? 

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  • Entreprises
  • Adjudicateurs

Table des matières

  • Une facture est une pièce comptable, qui nécessite de nombreuses étapes avant de pouvoir être archivée : création de la facture, impression, transmission, envoi, réception, tri, encodage, vérification et approbation, paiement et enfin archivage.

    Une facture électronique est une facture qui a été soumise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique. La facture électronique permet de supprimer ou automatiser certaines de ces étapes tant chez le fournisseur que chez les clients.

    Une facture envoyée par e-mail sous d’autres formats (pdf, xls, xml,…) n’est donc pas considérée comme une facture électronique. En effet, ce format non structuré ne peut être traité automatiquement par le client.

    Le traitement automatisé des factures implique que les systèmes informatiques, côté entreprise comme côté client, parlent le même langage. L’Europe a ainsi établit un cadre, appelé Peppol, qui facilite la circulation des factures dans l’Union Européenne. Elle a également défini un format standard pour les factures structurées, la Norme européenne pour la facturation électronique. Ces deux éléments combinés rendent possible l’utilisation de la facturation électronique à large échelle.

    Quels sont les avantages?

    La facturation électronique s’inscrit dans un contexte de dématérialisation du processus d’achat. Elle représente un outil de tant pour les fournisseurs que pour les administrations.

    Outre les économies qu’elle permet de réaliser (réduction des impressions, des envois, du délai de paiement), la facturation électronique assure également un gain en efficacité (suppression des éventuelles erreurs d’encodage, assurance que la facture arrive au bon département) et en transparence (suivi du statut de la facture possible par le fournisseur).

    À ces avantages s’ajoute la réduction de l’impact sur l’environnement, qui renforce l’importance que le service public se doit d’accorder à cet outil.

     

    Obligation légale

    Depuis le 1er avril 2019, les sont obligés de recevoir et traiter les factures électroniques qui leur sont transmises par les opérateurs économiques.  

    L'arrêté royal du 9 mars 2022 oblige aussi les opérateurs économiques à transmettre leur facture par voie électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession. Cette obligation ne s'applique toutefois pas aux marchés publics et aux concessions dont la valeur estimée est inférieure ou égale à 3000 euros hors TVA.

    L'obligation entre en vigueur de manière phasée en fonction de la valeur du marché public (ou de la concession).

    1. La facturation électronique deviendra d’abord obligatoire pour les factures qui découlent d'un marché public dont la valeur estimée est égale ou supérieure au seuil de publication européenne (1) et publié à partir du 1er novembre 2022.  
    2. Ensuite, cela s’appliquera pour les factures résultant d'un marché public dont la valeur estimée est égale ou supérieure à 30 000 euros et publié à partir du 1er mai 2023.
    3. Les factures des autres marchés publics publiés à partir du 1er novembre 2023 (à l'exception de ceux inférieurs au seuil précité de 3000 euros hors TVA) suivront dans un troisième temps.

    Les doivent mentionner cette obligation dans les documents du marché.

    Les pouvoirs adjudicateurs ont la possibilité de prendre des mesures plus strictes en matière de facturation électronique. Par exemple, ils peuvent imposer la facturation électronique à une date antérieure aux dates susmentionnées, à condition de l'indiquer dans les documents du marché.

Règlementations

  • Arrêté royal du 9 mars 2022

    Arrêté royal du 9 mars 2022 fixant les modalités relatives à l’obligation pour les opérateurs économiques en matière de facturation électronique dans le cadre des marchés publics...
  • Arrêté ministériel du 8 décembre 2021

    Arrêté ministériel du 8 décembre 2021 adaptant les seuils de publicité européenne dans plusieurs arrêtés royaux exécutant la loi du 17 juin 2016 relative aux marchés publics, la...