Le travail en bureau satellite peut représenter une bonne alternative à votre lieu de travail habituel ou au télétravail, par exemple :
- lorsque vous ne disposez pas d’un espace de travail adéquat chez vous
- lorsque vous avez des difficultés pour rejoindre votre lieu de travail
- lorsque vous avez des rendez-vous ailleurs ou lorsque vous voulez vous réunir avec des collègues qui travaillent ailleurs
Vous pouvez utiliser un bureau satellite de manière occasionnelle ou systématique.
Conditions
Vous pouvez travailler dans un bureau satellite :
- si votre organisation autorise le travail en bureau satellite et
- si votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel vous en donne l’autorisation.
Le travail en bureau satellite se fait sur une base volontaire, mais votre employeur n’est pas tenu de vous l’accorder.
Accord de l’organisation
Le comité de direction décide si les membres du personnel de l’organisation peuvent travailler dans un bureau satellite. Le comité de direction fixe également le nombre maximum de jours de travail en bureau satellite par semaine.
Organisations qui autorisent déjà le travail en bureau satellite :
Accord de votre supérieur hiérarchique ou de votre chef fonctionnel
Votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel décide si vous pouvez travailler dans un bureau satellite. Pour prendre cette décision, votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel tient compte :
- de la nature de la fonction
- du candidat au travail en bureau satellite et
- de l’organisation générale du travail.
Votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel doit motiver un refus.
Critères pour la fonction
Toutes les fonctions n’entrent pas en ligne de compte pour le travail en bureau satellite. C’est le cas pour les tâches qui sont étroitement liées à une prestation de service physique, mais le travail en bureau satellite peut aussi s’avérer difficile pour certaines fonctions dirigeantes ou pour des fonctions qui reçoivent régulièrement des clients internes ou externes.
Critères pour le travailleur en bureau satellite
Le travail en bureau satellite est une forme d’organisation du travail qui est basée essentiellement sur une confiance mutuelle entre le dirigeant et son collaborateur.
De plus, tous les collaborateurs ne sont pas à même de travailler en bureau satellite.
De nombreuses tâches impliquent en effet des exigences élevées en matière d’organisation personnelle, de motivation et d’expérience lorsqu’elles doivent être exécutées en dehors de l’environnement de travail habituel.
Critères pour l’organisation du service
Pour les services qui nécessitent une présence physique, il faut, pour chaque demande individuelle de travail en bureau satellite, tenir compte des présences et absences des autres membres de l'équipe.
Dans un département ou une équipe, on peut aussi décider de fixer certaines périodes critiques. Durant ces périodes critiques, le travail en bureau satellite n’est pas possible de manière à ce que les réunions d’équipe et d’autres activités récurrentes puissent se tenir.
Modalités pratiques
- Plusieurs organisations mettent des bureaux à disposition en un ou plusieurs endroits. Consultez la liste des bureaux disponibles ci-dessous.
- Vous pouvez prester du travail en bureau satellite dans un bureau proposé par une autre organisation que la vôtre.
- Le total des jours de télétravail et des jours de travail en bureau satellite ne peut jamais équivaloir au temps de travail complet. Consultez pour ce faire les directives de votre organisation.
- Vous réservez un poste de travail dans un bureau satellite avec l’outil de réservation Archibus. Vous ne pouvez réserver un bureau que maximum un mois à l’avance. Si vous êtes dans l’impossibilité de vous rendre au bureau satellite, annulez votre réservation le plus rapidement possible, afin qu’une autre personne puisse éventuellement prendre votre place.
- Vous informez votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel des sessions de travail en bureau satellite que vous réservez. Pour ce faire, vous utilisez Scope ou un autre système de gestion des absences et d’enregistrement de temps de travail utilisé par votre organisation.
- Votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel peut refuser une session s’il juge que votre présence sur le lieu de travail fixe est nécessaire.
- Vous avez besoin du réseau sans fil ‘’. Pour éviter des problèmes d’accès au réseau, il est préférable de configurer le réseau sans fil ‘govroam’ sur votre ordinateur depuis votre organisation avant de vous rendre dans le bureau satellite de votre choix. Vous ne devez effectuer cette opération qu’une seule fois.
Pour vous aider dans la configuration, consultez le manuel (PDF, 663.78 Ko) (uniquement disponible en anglais) ou contactez le service ICT de votre organisation.
- Si vous rencontrez quand même des problèmes de connexion au réseau, contactez toujours en premier lieu le service ICT de votre employeur. Assurez-vous d’avoir toujours avec vous les coordonnées de votre service ICT lorsque vous comptez travailler en bureau satellite.
Droits et devoirs
Du collaborateur
Si vous optez pour le travail en bureau satellite, rien ne change en principe, à l’exception de votre lieu de travail. Vos droits et devoirs restent exactement les mêmes.
Les autres points restent donc inchangés :
Le travail en bureau satellite ne donne cependant pas droit à une indemnité de séjour, quel que soit le lieu où il est exercé.
Vous avez toutefois droit à une indemnité de déplacement. Si votre déplacement vers le bureau satellite n'est pas couvert par votre trajet habituel entre votre domicile et votre lieu de travail, contactez votre service d’encadrement P&O ou votre service du personnel pour en connaître les modalités pratiques.
Respectez votre environnement en bureau satellite (infrastructure, matériel, …) et vos collègues-travailleurs en bureau satellite (bruit, clean desk policy, …). En tant que travailleur en bureau satellite, vous respectez le code de conduite en vigueur dans le bureau que vous occupez.
Quelques conseils supplémentaires :
- Indiquez vos sessions de travail en bureau satellite dans votre calendrier électronique et précisez le lieu.
- Transférez votre téléphone fixe vers le numéro où vous êtes joignable durant la session de travail en bureau satellite.
- Évaluez régulièrement le travail en bureau satellite avec votre supérieur hiérarchique ou votre chef fonctionnel.
De l’organisation
Votre propre employeur vous offre le support technique nécessaire. Il s’agit par exemple d’un ordinateur portable et de l’accès au réseau interne.
De l’organisation qui met le lieu de travail à disposition
L’employeur qui propose le bureau satellite est responsable de la mise à disposition, de l’installation et de l’entretien des équipements nécessaires au travail en bureau satellite.
Il s’agit par exemple d’une imprimante, mais aussi de mobilier ergonomique, de bonnes conditions de travail (air conditionné, éclairage, …).
Cette organisation rédige également un code de conduite pour les travailleurs en bureau satellite et précise le support qu’elle propose.
La connexion internet est mise à disposition par les organisations participantes et la Régie des Bâtiments en collaboration avec Belnet.
Adhésion de nouvelles organisations
Toutes les organisations fédérales ( et Ministère, , établissements scientifiques, , , …) peuvent participer au réseau et ainsi permettre à leurs collaborateurs de travailler en bureau satellite.
Si votre organisation souhaite adhérer au réseau, une décision du Comité de direction est d’abord nécessaire. Ensuite, votre organisation doit contacter :
- Shauni Vanstreels, Régie des Bâtiments, pour régler les modalités d’accès des collaborateurs à l’outil de réservation
- Koen Schelkens, Belnet, pour conclure un contrat lié à la configuration du réseau sans fil govroam.
