Hoe een elektronische factuur opmaken, ontvangen en faciliteren

Sinds 1 april 2019 zijn

Dit begrip omvat onder meer de staat, de gewesten, de gemeenschappen en de lokale overheidsinstanties

verplicht om elektronische facturen die ondernemers hen bezorgen, te ontvangen en te verwerken. Het koninklijk besluit van 9 maart 2022 verplicht ook ondernemers om hun factuur elektronisch te verzenden in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten. Meer over deze wettelijke verplichting en wat een elektronische factuur precies is, lees je op deze pagina.

Geautomatiseerde factuurverwerking betekent dat IT-systemen aan zowel bedrijfs- als klantzijde dezelfde taal moeten spreken. Daarom heeft Europa een kader ingesteld, PEPPOL genaamd, dat het verkeer van facturen in de Europese Unie vergemakkelijkt. Er werd ook een standaardformaat voor gestructureerde facturen vastgesteld, de Europese norm voor elektronische facturering. Deze twee elementen samen maken het mogelijk elektronische facturering op grote schaal toe te passen.

In de praktijk worden de elektronische facturen door de bedrijven verstuurd via het Europese netwerk Peppol. Verschillende toegangspunten maken het mogelijk een verbinding te maken met het Peppol-netwerk. Bedrijven die facturen verzenden kunnen een verbinding maken via hun ERP-systemen, hun boekhoudsoftware of door gebruik te maken van het Mercurius-portaal.

Om elektronische facturen te ontvangen, gebruiken de Belgische overheidsdiensten een specifiek platform: Mercurius.

 

Om een beter zicht te verschaffen over de bestaande IT-oplossingen die het proces van elektronische facturering ondersteunen, zowel aan de kant van de leverancier als aan de kant van de klant, publiceert de FOD BOSA een lijst van softwarepakketten die hieraan voldoen. De FOD BOSA werkt hiervoor samen met de technologiefederatie Agoria.