Wat is een elektronische factuur?

Een factuur is een boekhoudkundig document, dat talrijke stappen vraagt om te kunnen worden gearchiveerd: aanmaak van de factuur, afdrukken, overdracht, verzending, ontvangst, sorteren, controle en goedkeuring, betaling en tot slot archivering.

Een elektronische factuur is een factuur die ingediend, verzonden en ontvangen wordt in een gestructureerde elektronische vorm die een automatische en elektronische verwerking ervan mogelijk maakt. Dankzij de elektronische factuur kunnen sommige van die stappen geschrapt of geautomatiseerd worden, zowel bij de leverancier als bij de klant.

De verzending van een factuur via e-mail in pdf-formaat, in xls- of Word-formaat wordt niet als e-facturering beschouwd. Deze niet-gestructureerde indeling kan immers niet automatisch worden verwerkt door de klant.

Voor een geautomatiseerde verwerking van facturen moeten de informaticasystemen aan de kant van de leverancier en van de klant dezelfde taal spreken. Daarom heeft Europa een kader ontwikkeld, PEPPOL, dat de uitwisseling van facturen binnen de Europese Unie aanzienlijk vereenvoudigt. Het hanteert een standaardindeling voor gestructureerde facturen, gedefinieerd in de Europese norm voor elektronische facturering. Deze twee elementen vullen elkaar perfect aan en maken e-facturering op grote schaal mogelijk.

Wat zijn de voordelen?



 

De elektronische factuur sluit aan bij de dematerialiseringscontext van de aankoopprocedure. Het is een instrument voor administratieve vereenvoudiging, zowel voor de leveranciers als voor de administraties.

Naast besparingen (vermindering drukwerk en verzendingskosten, betalingstermijn) garandeert de elektronische factuur ook meer doeltreffendheid (geen eventuele invoerfouten meer, de garantie dat de factuur op de juiste afdeling toekomt) en meer transparantie (de leverancier kan de status van de factuur opvolgen).

Bovenop die voordelen is er dan nog een verminderde milieu-impact, wat nogmaals het belang versterkt dat de overheid aan dit instrument moet hechten.

 

Wettelijke verplichting

Sinds 1 april 2019 zijn

Dit begrip omvat onder meer de staat, de gewesten, de gemeenschappen en de lokale overheidsinstanties

verplicht om elektronische facturen die ondernemers hen bezorgen, te ontvangen en te verwerken.  

Het koninklijk besluit van 9 maart 2022 verplicht ook ondernemers om hun factuur elektronisch te verzenden in het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten. Deze verplichting geldt echter niet voor overheidsopdrachten en concessies waarvan de geraamde waarde lager is dan of gelijk is aan 3 000 euro exclusief btw.

De verplichting treedt gefaseerd in werking afhankelijk van de waarde van de overheidsopdracht (of de concessie).

1. Voor de facturen die voortvloeien uit een overheidsopdracht waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan de drempel voor de Europese bekendmaking en die vanaf 1 november 2022 worden bekendgemaakt, is de elektronische facturatie als eerste verplicht. 
2. Daarna volgen de facturen die voortvloeien uit een overheidsopdracht waarvan de geraamde waarde gelijk is aan of hoger is dan 30 000 euro en die vanaf 1 mei 2023 worden bekendgemaakt.
3. De facturen voor de overige overheidsopdrachten die bekendgemaakt worden vanaf 1 november 2023 (met uitzondering van deze onder de voormelde drempel van 3 000 euro exclusief btw), volgen in een derde fase.

De aanbesteders moeten deze verplichting in de opdrachtdocumenten vermelden.

Aanbesteders kunnen beslissen om nog strengere maatregelen te nemen op het vlak van elektronische facturering. Zo kunnen ze bijvoorbeeld elektronische facturatie op een vroeger moment opleggen dan bovenstaande data, voor zover ze dit aangeven in de opdrachtdocumenten