Andere informatie en diensten van de overheid: www.belgium.be

Procedure gemeenschappelijke overeenkomsten

Als federale organisatie heb je de mogelijkheid om af te nemen op gemeenschappelijke overeenkomsten (GO). Het federale aankoopproces om deel te kunnen nemen aan dergelijke GO’s bevat 13 stappen.

Hier vind je alle stappen om van een behoefte binnen een federale organisatie tot een gemeenschappelijke overeenkomst te komen.

Van toepassing voor
Federale ambtenaren

Inhoudstafel

  • Beslissingsfase SFA

    In deze fase worden strategische beslissingen genomen door het Strategisch Federaal Aankoopoverleg (SFA).

     

    1. Identificatie voorstel tot (identificatie behoefte) (Actieve en )

    In de organisatie (A/P) wordt een behoefte geïdentificeerd en wordt samen met de strategisch coördinator (SC - A) of waarnemer (P) bekeken of er een GO bestaat. Indien niet, wordt er gekeken of het opportuun is een ‘voorstel tot GO’ in te dienen.

     

    2. Document ‘voorstel tot GO’ aan het SFA overmaken (A en P)

    Van zodra een gemeenschappelijke behoefte werd geïdentificeerd wordt dit aan de hand van het document ‘voorstel tot GO’ aan het SFA voorgesteld. Het voorstel kan ingediend worden door het dienstencentrum Procurement (DCP) via de strategisch coördinator van BOSA, een via zijn strategisch coördinator of een passieve deelnemer via zijn waarnemer in het SFA. Het voorstel moet voldoende algemeen worden opgesteld (niet te beperkend), moet voldoende duidelijk zijn en het voorwerp moet snel begrepen kunnen worden. De strategisch coördinator of waarnemer maakt het voorstel over aan het SFA-secretariaat. Het SFA-secretariaat controleert het voorstel en agendeert het op de volgende SFA-vergadering indien het voorstel 14 kalenderdagen voor de SFA-vergadering ontvangen werd. Indien het voorstel onduidelijk is, zal bijkomende info gevraagd worden).

     

    3. Beslissingen van het SFA omtrent de voorstellen (A)

    Tijdens de SFA-vergadering licht de strategisch coördinator of waarnemer het voorstel toe. Het SFA (A) neemt één van de volgende beslissingen omtrent het voorstel:

    • GO: het voorstel wordt geïdentificeerd als gemeenschappelijke overeenkomst. Het SFA duidt de leading organisatie aan. Dat isniet altijd diegene die voorstel heeft ingediend).Het SFA beslist of de opdracht via de clausule Y als aankoopcentrale wordt opengesteld voor Lokale Politiezones (LPZ), Hulpverleningszones (HVZ), politiescholen en brandweerscholen (enkel indien raming op historiek mogelijk is)
    • LGO (Limited GO): een voorstel wordt geïdentificeerd als beperkte GO wanneer maximaal 3 deelnemers (inclusief leading organisatie) geïnteresseerd zijn. Het SFA duidt de leading organisatie aan. Het voorstel zelfvolgt een vereenvoudigde procedure
    • NO GO: het voorstel wordt niet aanvaard als GO. De indiener van het voorstel kan individueel verder met zijn eigen opdracht
    • STRATEGISCH TEAM (ST): het voorstel betreft een interessante materie die omwille van de complexiteit nader onderzoek vraagt in een strategisch team () . De uitkomst van het strategisch team is een strategie/beleid voor toekomstige GO’s die gelanceerd worden voor het specifieke onderwerp (bijvoorbeeld dienstreizen, evenementen, facility, post, …)

    VERDAAGD: op het SFA werd geen consensus bereikt, het voorstel wordt uitgesteld/verdaagd naar de volgende SFA-vergadering. Dergelijk uitstel is slechts één keer mogelijk.

     

    Opmaakfase (TOFA & intentieverklaring)

    In deze fase wordt een overleg omtrent de uitwerking van de gemeenschappelijke overeenkomst georganiseerd en kunnen de passieve deelnemers hun interesse in een bepaalde gemeenschappelijke overeenkomst kenbaar maken.

    4. Deelname aan het (A en P – facultatief)

    Ongeveer 7 kalenderdagen na de SFA-vergadering verstuurt het SFA-secretariaat het PV van het SFA naar de SFA-leden en publiceert de goedgekeurde voorstellen op de website e-Procurement de passieve deelnemers worden hiervan op de hoogte gebracht via een infomail). Vervolgens kunnen de TOFA-leden binnen de maand aan het SFA-secretariaat bekend worden gemaakt via mail. De leading organisatie deelt de TOFA-voorzitter (= verantwoordelijke dossierbeheerder voor de plaatsingsprocedure van de GO) en eventuele TOFA-leden mee, actieve en passieve deelnemers kunnen indien gewenst hun TOFA-leden meedelen. Laattijdige aanvragen ‘deelname aan TOFA’ worden enkel toegevoegd mits akkoord van de leading organisatie.

    Deelname aan het TOFA is niet verplicht!

     

    5. Organisatie TOFA (A)

    Het SFA-SEC bezorgt maximum 7 kalenderdagen na het aflopen van de deadline een overzicht van de TOFA-leden aan de leading organisatie. Leading organisatie (TOFA-voorzitter) kan vervolgens de TOFA opstarten. Het wordt aangeraden de voorbereidende documenten over te maken bij uitnodiging van de TOFA-leden. Het SFA-secretariaat dient minstens uitgenodigd te worden voor de kick-off meeting om algemene toelichting omtrent het SFA en het TOFA te kunnen geven. De looptijd van het TOFA is niet vooraf vastgesteld en zal afhankelijk zijn van de complexiteit van het dossier. Na elke TOFA-vergadering bezorgt de TOFA-voorzitter het PV van het TOFA aan alle TOFA-leden (inclusief de niet aanwezige leden en het SFA-secretariaat). Bovendien zal de TOFA-voorzitter maandelijks aan zijn SC en het SFA-secretariaat rapporteren over de vooruitgang en eventuele wijzigingen aan de initiële planning.

     

    6. Interesse tot deelname aan een GO (P)

    Alle actieve deelnemers nemen in principe verplicht deel aan het samenwerkingsmodel, voor hen wordt er in dit stadium van het proces geen actie vereist. Passieve deelnemers nemen vrijwillig deel aan het samenwerkingsmodel en moeten per GO een ‘intentieverklaring’ versturen naar het SFA-secretariaat. Ze doen dit door het versturen van een mail binnen de 2 maanden na het versturen van de infomail en het online plaatsen van de voorstellen op deze website. Er wordt enkel rekening gehouden met laattijdige intentieverklaringen mits goedkeuring door de leading organisatie.

     

    7. Voorbereiden opdrachtdocumenten (A)

    De leading organisatie is verantwoordelijk voor de keuze van de plaatsingsprocedure, het opstellen van de opdrachtdocumenten inclusief de nodige clausules (o.a. clausule statistieken), de kwalitatieve selectie, de evaluatie van de offertes, de gunning en het sluiten van de GO. Tenzij anders bepaald, mits akkoord van de leading organisatie, worden de TOFA-leden hierbij niet betrokken. Op basis van de informatie en beslissingen van het TOFA, werkt de leading organisatie een voorstel uit voor de technische specificaties en modaliteiten van de GO die vervolgens aan de TOFA-leden worden voorgelegd. Het PV van het laatste TOFA dient gevalideerd te worden door de TOFA-leden.

     

    Fase

    In deze fase worden de deelnemers aan de gemeenschappelijke overeenkomst gedefinieerd door middel van een bindend engagement inclusief raming naar budget en/of hoeveelheden.

     

    8. Opstellen en versturen document ‘definitieve deelname’ aan kandidaat-deelnemers (A)

    Na validatie van de technische specificaties en modaliteiten van de GO door de TOFA-leden, maakt de leading organisatie het document ‘definitieve deelname’ op door deel I en II van het document aan te vullen. De strategisch coördinator van de leading organisatie maakt via mail het aangevulde document ‘definitieve deelname’ en de gevraagde bijlagen over aan het SFA-secretariaat. Het SFA-secretariaat voert hierop een kwaliteitscheck uit (naar zowel volledigheid als correctheid), vult deel III van het document ‘definitieve deelname’ aan en verstuurt het document ‘definitieve deelname’ en de bijhorende bijlagen binnen de 7 kalenderdagen via mail naar alle kandidaat-deelnemers (alle actieve deelnemers en passieve deelnemers met intentieverklaring). Bij het invullen van deel II, heeft de leading organisatie keuze uit drie aankoopscenario’s.

    • Scenario 1 (eenvoudigste, meest toegepaste en aangewezen scenario): GO zonder onmiddellijke afname bij sluiten van de GO, zonder voorafgaande vastlegging. Er is een engagement tot afname, met vermoedelijke hoeveelheden
    • Scenario 2: GO met onmiddellijke afname van een deel van de geraamde hoeveelheid bij sluiten van de GO door minstens 1 deelnemer, met voorafgaande vastlegging. Er is een engagement tot afname, met garantie tot afname van een deel van de geraamde hoeveelheid
    • Scenario 3: GO met onmiddellijke afname van de volledige behoefte bij sluiten van de GO van minstens 1 deelnemer, met voorafgaande vastlegging. Er is een engagement tot afname van de volledige behoefte.

    Een combinatie tussen de verschillende scenario’s is mogelijk en dient uitgewerkt te worden in overleg met het SFA-secretariaat.

     

    9. Kennisgeving beslissing definitieve deelname (A en P)

    Elke deelnemer heeft in deze fase van de procedure 2 opties, deelname of niet-deelname aan de GO.

    • Een actieve deelnemer deelt zijn beslissing mee via deel III van het document ‘definitieve deelname’. Hij zal deelnemen aan de GO door zijn engagement en raming in hoeveelheden en/of budget door te geven of niet deelnemen door een ‘Explain’ in te dienen. Een actieve deelnemer is bijgevolg verplicht te antwoorden.
    • Een passieve deelnemer zal deelnemen door zijn engagement en raming in hoeveelheden en/of budget (= aansluitingsovereenkomst) door te geven via deel III van het document ‘definitieve deelname’ of niet deelnemen door niets in te dienen.

    Een definitieve deelname wordt enkel weerhouden wanneer deze correct en volledig ingevuld en ondertekend is en wanneer deze via mail binnen de 2 maanden na het versturen van het document ‘definitieve deelname’ door het SFA-secretariaat aan het SFA-secretariaat terug gezonden wordt. Het SFA-secretariaat verzamelt alle definitieve deelnames van alle deelnemers en bezorgt (max. 7 kalenderdagen na het aflopen van de deadline) het overzicht aan de leading organisatie. Zo kan de leading organisatie de lijst met afnemers en een correcte raming opnemen in de opdrachtdocumenten.

    ! Een belangrijke aandachtspunt is dat het in deze fase van de procedure een definitieve beslissing m.b.t. deelname aan de GO betreft, met andere woorden een verbintenis (ongeachte of het een deelname of niet-deelname betreft). Indien je problemen voorziet met het tijdig indienen van je definitieve deelname, moet je zo snel mogelijk contact op te nemen met de leading organisatie en het SFA-SEC. In geval de definitieve deelname niet tijdig aan het SFA-secretariaat werd overgemaakt, zal de organisatie niet kunnen deelnemen aan deze GO. Het betreft hier een gesloten systeem per GO!

     

    Fase plaatsing tot uitvoering

    In deze fase wordt de volledige procedure doorlopen van intern goedkeuringsdossier over plaatsing en gunning tot uitvoering van de gemeenschappelijke overeenkomst.

     

    10. Goedkeuringsdossier (A)

    De leading organisatie stelt het goedkeuringsdossier (opdrachtdocumenten) samen en doorloopt de interne goedkeuringsflow binnen zijn organisatie om over te kunnen gaan tot publicatie. Enkel de IF van de leading organisatie geeft advies omtrent de inhoud van de GO (opdrachtdocumenten, gekozen procedure, …). De leading organisatie communiceert alle relevante info m.b.t. de lopende GO naar het SFA-secretariaat en alle deelnemers en geeft een stand van zaken tijdens het eerstvolgende SFA.

     

    11. Gunningsdossier (A)

    De leading organisatie stelt het gunningsdossier samen en doorloopt de interne goedkeuringsflow binnen zijn organisatie. Enkel de IF van de leading organisatie adviseert het gunningsdossier. De leading organisatie zal in elke fase van de plaatsingsprocedure van de GO alle nuttige informatie m.b.t. de vooruitgang van de GO over maken aan de TOFA-leden en het SFA-SEC (maandelijkse update kalender). Bovendien zal elk ander resultaat dan de gunning van de GO aanleiding geven tot het informeren van alle deelnemers aan de GO, SFA-secretariaat & SFA en het organiseren van een nieuwe TOFA-vergadering. Het gunningsproces zal afhankelijk zijn van het gekozen scenario.

    • Scenario 1 (GO zonder gegarandeerde afname bij het sluiten van de GO): de leading organisatie legt het gunningsdossier ter goedkeuring voor aan zijn eigen IF en zijn gemandateerd goedkeurder. Na goedkeuring maakt hij de ondertekende gunningsbeslissing en alle relevante info over aan alle deelnemers aan de GO, SFA-secretariaat en het SFA.
    • Scenario 2 & 3 (GO met gegarandeerde afname van een deel van de geraamde hoeveelheid of onmiddellijke afname van de volledige behoefte bij het sluiten van de GO): de leading organisatie legt het gunningsdossier ter goedkeuring voor aan zijn eigen IF en zijn gemandateerd goedkeurder. Na goedkeuring maakt hij de ondertekende gunningsbeslissing en alle relevante info over aan alle deelnemers aan de GO, SFA-secretariaat en het SFA. Bovendien zorgt hij voor de budgettaire vastlegging van de eigen gegarandeerde afname. Elke deelnemer aan de GO met een gegarandeerde afname zorgt voor de budgettaire vastlegging van de eigen gegarandeerde afname (op basis van de ontvangen gunningsbeslissing en conform de interne procedures en dit vóór het sluiten van de overeenkomst). De deelnemer zal deze budgettaire vastlegging van zijn gegarandeerde afname zo snel mogelijk overmaken aan de leading organisatie.

     

    12. Sluiten van de overeenkomst (A)

    De leading organisatie sluit de GO, door na de goedkeuring van het gunningsdossier de notificatiebrief aan de ondernemer te versturen. Na het versturen van de notificatiebrief, brengt de leading organisatie het SFA-secretariaat hiervan op de hoogte, zodat deze de deelnemerslijst in e-Catalogue kan aanmaken. Belangrijk aandachtspunt is dat voor scenario 2 & 3 alle nodige goedgekeurde vastleggingen ontvangen dienen te zijn. Vervolgens maakt de leading organisatie de notificatiebrief over aan alle deelnemers aan de GO en het SFA-secretariaat, plaatst het bestek, de notificatiebrief en de contractvoorwaarden omtrent de GO op e-Cat. Elke deelnemer (incl. de leading organisatie) krijgt toegang tot de GO via e-Cat en beheert zijn eigen bestelling(en) (incl. de bestelbon voor de gegarandeerde afname binnen scenario 2 & 3).

     

    13. Uitvoering van de overeenkomst (A en P)

    De leading organisatie dient per kwartaal de nodige statistieken bij de ondernemer op te vragen en een kwartaalrapport over te maken aan het SFA-secretariaat, zodat de nodige KPI’s bepaald kunnen worden

    De leading organisatie komt enkel tussen in geschillen m.b.t. de gunning van de GO. Bijvoorbeeld verzoek tot schorsing of annulering van een gunningsbeslissing bij de Raad van State, niet betaling van de waarborg, …

    Elke deelnemer komt tussen in de geschillen ontstaan tijdens de uitvoering van bestellingen of opdrachten afgesloten in het kader van de GO. Bv. leveringstermijnen, ontvangst van materiaal of dienst, facturatie, … In geval van een incident tijdens de uitvoering, dient de betrokken deelnemer de leading organisatie hiervan in te lichten.

     

    Vragen

    Heb je vragen over deze procedure? Contacteer het SFA-secretariaat

Regelgeving

Koninklijk besluit van 22 december 2017

Koninklijk besluit van 22 december 2017 inzake de federaal gecentraliseerde overheidsopdrachten in het kader van het federaal aankoopbeleid Belgisch Staatsblad van 16 januari 2018